Verfügbarkeit verwalten
Einen Kanal anzuschließen ist die einmalige Einrichtung; Verfügbarkeit und Raten korrekt zu halten ist die tägliche Arbeit. Veridien erledigt das meiste davon automatisch, sobald Ihre Kanäle verbunden und zugeordnet sind, aber es hilft zu verstehen, was wann synchronisiert wird, wie Sie je Kanal abweichende Preise senden und wie Sie die Überwachungsfelder lesen, um Probleme früh zu erkennen.
Diese Seite setzt voraus, dass Ihre Unterkunft bereits verbunden und mindestens ein Kanal angeschlossen ist. Falls nicht, beginnen Sie mit Channel Manager einrichten.
Veridien sendet zwei Arten von Daten an jeden verbundenen Kanal:
- Verfügbarkeit: wie viele Zimmer jedes zugeordneten Zimmertyps an jedem Datum zum Verkauf offen sind.
- Raten und Beschränkungen: der Preis jedes zugeordneten Ratenplans an jedem Datum, dazu Beschränkungen wie Mindestaufenthalt bei Anreise, Höchstaufenthalt, Anreisesperre und Abreisesperre.
Die Verfügbarkeit wird aus Ihrem laufenden Bestand berechnet: alle Zimmer eines Typs, abzüglich der Reservierungen, die diesen Typ belegen, für jedes Datum. Weil alles aus denselben Reservierungsdaten kommt, verringert eine Buchung aus jeder Quelle (direkt, Rezeption oder OTA) das, was die OTAs verkaufen können.
Routineaktualisierungen senden Sie nicht von Hand. Ändert sich Bestand oder Preis (eine neue Reservierung, eine Änderung, eine Stornierung oder eine Preisänderung an einem Ratenplan), berechnet Veridien die betroffenen Daten neu und sendet die neue Verfügbarkeit und die neuen Raten an jeden verbundenen Kanal. Diese nahezu sofortige Synchronisierung ist Ihr wichtigster Schutz davor, dasselbe Zimmer zweimal zu verkaufen.
Jede Sendung wird im Protokoll Synchronisierungsaktivität als Verfügbarkeitssendung oder Ratensendung festgehalten, mit dem Status Erfolg, Teilweise oder Fehler.
Ein Ratenplan kann mit einem Preis gesendet werden, der von seiner Basis abweicht, über Ratenanpassungen (eingerichtet auf der Seite Channel Manager, siehe Channel Manager einrichten). Jede Anpassung hängt an einem Kanal, einem Zimmertyp und einem Ratenplan und erhöht oder senkt die Basisrate um einen Prozentsatz oder einen festen Betrag.
Bei der Ratensynchronisierung wird eine Anpassung, die auf einen zugeordneten Ratenplan passt, auf die dafür gesendete Rate angewendet. Passen über Ihre verbundenen Kanäle hinweg mehrere Anpassungen auf einen Ratenplan, greift die erste passende. Wo keine Anpassung existiert, gilt die Basisrate. Ein häufiger Einsatz ist ein Aufschlag bei einer OTA mit höherer Provision, damit Ihr Netto gleich bleibt.
Anpassungen sind keine eigene Preisliste
Ratenanpassungen leiten sich immer von Ihrem Basis-Ratenplan ab. Ändern Sie den Basis-Ratenplan, aktualisiert sich die gesendete Rate daraus; der Abstand der Anpassung bleibt gleich. Das hält Ihre Preise konsistent und leicht nachvollziehbar. Siehe Ratenpläne.
Meistens hält die automatische Synchronisierung alles im Gleichklang. Eine vollständige Synchronisierung sendet Verfügbarkeit und Raten für alle zugeordneten Zimmertypen und Ratenpläne über einen Zeitraum (bis etwa ein Jahr voraus) in einem Vorgang. Führen Sie eine aus, wenn:
- Sie gerade einen Kanal angeschlossen oder die Zuordnung von Zimmern und Raten abgeschlossen haben, um die Ausgangslage zu setzen.
- Sie mehrere Ratenanpassungen hinzugefügt oder geändert haben und sie auf einen Schlag über den ganzen Kalender anwenden wollen.
- Die Verbindung ausgefallen oder beeinträchtigt war und Sie sicher sein wollen, dass jedes Datum aktuell ist.
Eine vollständige Synchronisierung wird als Ereignis Vollständige Synchronisierung protokolliert, mit der Zahl der gesendeten Verfügbarkeits- und Rateneinträge. Sie läuft auch nach Zeitplan, Ihr Kalender wird also selbst ohne Ihr Zutun regelmäßig abgeglichen. Schlägt die Synchronisierung fehl, wird der Fehler mit Begründung im Aktivitätsprotokoll festgehalten.
Eine vollständige Synchronisierung braucht Zuordnungen
Eine vollständige Synchronisierung funktioniert erst, wenn Ihre Unterkunft verbunden und mindestens ein Zimmertyp zugeordnet ist. Ist nichts zugeordnet, gibt es nichts zu senden, und die Synchronisierung meldet einen Fehler wegen nicht erfüllter Voraussetzungen.
Beschränkungen reisen mit der Ratensendung für jeden Ratenplan und jedes Datum mit: Mindestaufenthalt bei Anreise, Höchstaufenthalt, Anreisesperre und Abreisesperre. Die Anreisesperre verhindert, dass ein Ratenplan als erste Nacht eines Aufenthalts gebucht wird, auch wenn physisch noch Zimmer da sind. So halten Sie einen Kanal an einem Datum zurück, ohne Ihren Bestand auf null zu setzen. Diese Werte stammen aus Ihren Ratenplänen und deren Saisonintervallen, pflegen Sie sie also dort statt im OTA-Extranet, und lassen Sie die Synchronisierung sie an jeden Kanal tragen.
Bearbeiten Sie den Bestand nicht im OTA-Extranet
Verfügbarkeit oder Raten direkt im Extranet eines Kanals zu ändern erzeugt eine Abweichung zwischen diesem Kanal und Veridien, und das ist eine häufige Ursache für Überbuchungen. Nehmen Sie Änderungen immer in Veridien vor und lassen Sie den Channel Manager sie hinausschicken.
Airbnb funktioniert etwas anders als Booking.com. Manche Airbnb-Buchungen kommen als Anfragen, die Sie annehmen oder ablehnen müssen, und Gäste können Änderungen an einer bestehenden Buchung wünschen. Beides erscheint im Feld für Airbnb-Anfragen auf der Seite Channel Manager.
Für jeden Eintrag können Sie:
- Die Reservierungsanfrage oder die Änderung annehmen.
- Eine Reservierungsanfrage ablehnen. Sie werden gebeten, einen Ablehnungsgrund zu wählen, bevor er an Airbnb zurückgeht.
- Ein Sonderangebot senden mit einem Gesamtpreis, wenn Sie dem Gast andere Konditionen vorschlagen wollen.
Angenommene Airbnb-Reservierungen laufen wie jede andere OTA-Buchung in Veridien ein und verringern die Verfügbarkeit über alle Kanäle.
Zwei Felder oben auf der Seite Channel Manager sagen Ihnen, ob die Verteilung gesund ist.
Verbindungszustand zeigt:
- Verbunden / Getrennt: ob die Verbindung zum Aggregator steht.
- Letzte Synchronisierung: wie lange die jüngste Sendung oder der jüngste Import her ist.
- Fehler und Erfolge: die Zahlen der letzten 24 Stunden, mit einer Gesamterfolgsquote und dem Status Gesund, Beeinträchtigt oder Probleme erkannt. Jeder Fehler löst einen Hinweis aus, der Sie zum Aktivitätsprotokoll führt.
Synchronisierungsaktivität ist das ausführliche Ereignisprotokoll. Jede Zeile zeigt die Uhrzeit, den Ereignistyp, einen Richtungspfeil (ausgehende Sendungen gegenüber eingehenden Importen), einen Status, eine kurze Angabe oder Fehlermeldung und die Zahl der betroffenen Einträge. Filtern Sie nach Status oder Ereignistyp, um einzugrenzen, zum Beispiel nur Zeilen mit Fehler oder nur Zeilen mit Buchungsimport. Greifen Sie zu diesem Protokoll zuerst, wenn ein Gast eine Buchung meldet, die nicht angekommen ist, oder wenn der Verbindungszustand Fehler zeigt.
Überbuchungen entstehen, wenn mehr Zimmer verkauft werden, als es gibt. Die automatische Synchronisierung von Veridien senkt das Risiko, ein paar Gewohnheiten halten es niedrig:
- Pflegen Sie den Bestand nur in Veridien, nie im OTA-Extranet.
- Halten Sie die Zuordnungen korrekt. Ein Zimmer, das dem falschen Typ zugeordnet ist, verkauft den falschen Bestand. Prüfen Sie die Zuordnungen nach jeder Änderung an Ihren Zimmertypen oder Ratenplänen.
- Schauen Sie täglich auf den Verbindungszustand, besonders in nachfragestarken Zeiten. Ein getrennter Kanal erhält Ihre Verfügbarkeitsaktualisierungen nicht.
- Nutzen Sie Beschränkungen über Ihre Ratenpläne (Anreisesperre, Mindestaufenthalt), wenn Sie Zimmer zurückhalten wollen, statt sich auf Ihr Gedächtnis zu verlassen.
Kommt es doch zu einer Überbuchung, arbeiten Sie sie wie jede andere ab: Suchen Sie nach Upgrades, frühzeitigen Abreisen oder Zimmern, die Sie wieder in Betrieb nehmen können; sprechen Sie den betroffenen Gast so früh wie möglich an und organisieren Sie eine vergleichbare Alternative, falls eine Verlegung unvermeidlich ist; und halten Sie die Ursache fest, damit sich das nicht wiederholt. Reservierungsänderungen an OTA-Buchungen sollten möglichst auf der OTA passieren, damit Gast und OTA informiert bleiben (siehe Reservierungen ändern).
- Channel Manager einrichten: Ihre Unterkunft verbinden, Kanäle anschließen und zuordnen.
- Ratenpläne: die Quelle der Preise und Beschränkungen, die zu den Kanälen synchronisiert werden.
- Reservierungen anlegen und Dashboard der Rezeption: wo importierte OTA-Buchungen auftauchen.
- Buchungsquellen: wie jeder Kanal an einer Reservierung gekennzeichnet wird.