Reservierungen anlegen
Jeder Aufenthalt in Veridien beginnt als Reservierung. Neue Reservierungen entstehen in einem vierstufigen Assistenten, der Sie von der Buchungsquelle und den Reisedaten über die Auswahl von Zimmer und Rate bis zum Gast und einer abschließenden Zusammenfassung führt. Diese Anleitung erklärt jeden Schritt und die wichtigsten Begriffe, die Ihnen dabei begegnen.
Öffnen Sie Reservierungen in der Seitenleiste der Unterkunft. Der Bildschirm hat zwei Ansichten, die Sie oben umschalten:
- Kalender (die Standardansicht) zeigt ein Gantt-Raster aus Zimmern und den darauf liegenden Buchungen.
- Liste zeigt eine Tabelle der Reservierungen mit Suche und Filtern.
Um eine neue Buchung zu beginnen, klicken Sie oben rechts auf Neue Reservierung. Der Reservierungsassistent öffnet sich auf einer eigenen Seite. Sie können den Assistenten auch mit bereits gefüllten Daten starten, indem Sie im Kalender über leere Zellen klicken und ziehen.
Zimmertyp ist eine Kategorie der Unterbringung (zum Beispiel Standard Doppel, Deluxe King, Suite), nicht ein bestimmtes Zimmer. Sie buchen einen Zimmertyp und eine Anzahl; eine konkrete Zimmernummer können Sie im Assistenten zuweisen oder der automatischen Zuweisung überlassen.
Ratenplan ist das bepreiste Angebot, das an einem Zimmertyp hängt (zum Beispiel ein Basisplan, Halbpension oder Vollpension). Jeder Ratenplan trägt einen Preis pro Nacht und, über seine Saisonintervalle, eine Bepreisung nach Wochentag sowie Belegungsgebühren. Siehe Ratenpläne.
Buchungsquelle hält fest, woher die Reservierung kommt. Quellen werden je Unterkunft eingerichtet und in Kategorien gruppiert (Direkt, Firmenkunden, OTA). Siehe Buchungsquellen.
Unterbringung ist ein einzelnes gebuchtes Zimmer innerhalb einer Reservierung. Eine Reservierung kann mehrere Unterbringungen halten (mehrere Zimmer), jede mit eigenem Zimmer, eigenen Daten, eigener Rate und eigenem Check-in-Status.
Der Assistent hat vier Schritte, die oben in der Karte als Fortschrittsleiste erscheinen. Mit Weiter und Zurück wechseln Sie zwischen ihnen; jeder Schritt wird geprüft, bevor er Sie weiterlässt.
- Wählen Sie eine Buchungsquelle. Die Quellen sind in der Auswahlliste nach Kategorie gruppiert. Nur aktive Quellen erscheinen.
- Klicken Sie auf das Feld Aufenthaltsdaten und wählen Sie im Zwei-Monats-Kalender ein Anreisedatum und dann ein Abreisedatum. Vergangene Daten sind deaktiviert.
- Sobald beide Daten gesetzt sind, zeigt die Karte die Anzahl der Nächte.
Die Buchungsquelle ist hier wichtig, weil sie steuert, welche Ratenpläne und Steuern später greifen. Setzen Sie sie also, bevor Sie weitergehen.
Dieser Schritt listet jeden Zimmertyp mit der aktuellen Verfügbarkeit für Ihre Daten und Ihre Quelle.
- Jede Zimmertyp-Karte zeigt ein Verfügbarkeitsmarkierung (zum Beispiel „3 verfügbar“), die maximale Belegung und ein Foto, sofern eines hinterlegt ist. Ausgebuchte oder eingeschränkte Typen sind abgeblendet und stehen unten in der Liste.
- Klicken Sie bei einem Zimmertyp auf Auswählen, um ihn zur Buchung hinzuzufügen. Mit den Schaltflächen Plus und Minus legen Sie fest, wie viele Zimmer dieses Typs Sie brauchen (begrenzt auf das, was verfügbar ist).
- Wählen Sie in der Optionsliste unter der Karte einen Ratenplan. Der Standardplan ist vorausgewählt. Eingeschränkte Pläne (zum Beispiel solche, die eine Mindestaufenthaltsregel sperrt) sind deaktiviert und mit dem Grund beschriftet.
- Setzen Sie Erwachsene und Kinder. Die Belegung ist auf das Maximum des Zimmertyps begrenzt, sofern Sie nicht Maximum übersteuern aktivieren. Wenn Sie mehr als ein Zimmer buchen, können Sie die Belegung je Zimmer setzen. Gäste über der Basisbelegung des Zimmertyps lösen die Gebühr des Plans für Zusatzgäste pro Nacht aus (nach Altersstufe angepasst, wo eingerichtet), direkt sichtbar.
- Unter Zimmerzuweisung können Sie einzelne Zimmerkacheln anklicken, um bestimmte Zimmer festzuhalten. Nicht zugewiesene Zimmer werden automatisch zugewiesen. Verteilt sich die Verfügbarkeit über die Nächte hinweg, wird das Zimmer stattdessen beim Check-in zugewiesen.
- Klappen Sie das Ratenraster pro Nacht auf, um die einzelnen Nachtraten zu prüfen oder zu übersteuern. Die laufende Zimmersumme und eine Gesamtsumme über alle gewählten Zimmertypen aktualisieren sich dabei laufend.
Sie können mehrere Zimmertypen in dieselbe Reservierung legen. Buchen Sie mehr als ein Zimmer, bleibt alles in einer einzigen Reservierung mit mehreren Zimmern; siehe Reservierungen mit mehreren Zimmern.
- Suchen Sie den Gast im Feld Gast nach Name oder E-Mail. Passende Profile erscheinen beim Tippen.
- Wählen Sie ein bestehendes Profil, um es anzuhängen, oder legen Sie einen neuen Gast an, wenn es keinen Treffer gibt. Neue Profile werden in der Gästedatenbank gespeichert und lassen sich für künftige Buchungen wiederverwenden. Siehe Gästeprofile.
Erst suchen, dann anlegen
Suchen Sie immer zuerst, auch wenn der Gast sagt, er sei neu. Ein Profil kann aus einer früheren oder stornierten Buchung schon bestehen, und ein Duplikat teilt die Historie eines Gastes auf zwei Datensätze auf.
Der letzte Schritt bepreist die gesamte Buchung und schließt sie ab.
- Zimmergebühren listet jeden Zimmertyp, seinen Ratenplan, die zugewiesenen Zimmer und eine Aufschlüsselung pro Nacht.
- Zusatzleistungen und Services hängt optionale Leistungen aus Ihrem Katalog an. Leistungen pro Nacht werden mit der Anzahl der Nächte multipliziert, einmalige Leistungen einmal berechnet.
- Steuern und Gebühren zeigt jede anwendbare Steuer. Inklusive Steuern sind als „enthalten“ markiert, exklusive Steuern kommen obendrauf.
- Summen zeigen die Zwischensumme der Zimmer, die Zwischensumme der Leistungen, die Steuern und die Gesamtsumme.
- Setzen Sie eine Anzahlung. Geben Sie einen Betrag direkt ein oder nutzen Sie die Schaltflächen Keine Anzahlung / 20 % / 50 % / 100 %. Der offene Betrag aktualisiert sich sofort.
- Ergänzen Sie Sonderwünsche / Notizen.
- Klicken Sie unten auf die Bestätigungsschaltfläche, um die Reservierung anzulegen.
Nach der Bestätigung zeigt ein Erfolgsbildschirm die neue Reservierung, die Zusammenfassung des Aufenthalts und die Gesamtsumme. Von dort können Sie Reservierung ansehen, Bestätigung senden, eine weitere Buchung anlegen oder Zurück zum Kalender gehen.
Neue Reservierungen starten als Bestätigt
Eine über den Assistenten angelegte Reservierung wird mit dem Status Bestätigt gespeichert. Den Status können Sie später auf der Detailseite der Reservierung ändern. Den vollständigen Statusablauf finden Sie unter Reservierungen ändern. (Der Schnellanlage-Dialog im Kalender ist der einzige Weg, der eine Buchung als Vorläufig startet.)
Ein Ratenplan kann in einer anderen Währung als der Basiswährung der Unterkunft bepreist sein. Wählen Sie einen solchen Plan, erscheinen die Preise in der Währung des Plans mit dem Gegenwert in der Basiswährung in Klammern, und die Anzahlung wird in derselben Währung erhoben. Die Wechselkurse stammen aus den Währungen, die Sie in den Unterkunftseinstellungen hinterlegt haben.
Öffnen Sie die Reservierung, um sie zu verwalten. Die Detailseite hat Reiter für:
- Unterbringungen: jedes gebuchte Zimmer, sein Status und die Aktionen je Zimmer.
- Gastkonto: Gebühren, Zahlungen und Saldo. Siehe Gastkonten.
- Gäste: benennen Sie die zusätzlichen Erwachsenen und Kinder der Buchung und laden Sie einen Gästegutschein herunter.
- Notizen: interne Notizen für das Team.
- Aktivität: ein Prüfpfad mit Zeitstempeln (sichtbar für Benutzer mit Zugriff auf das Audit-Log).
Reservierungen aus Ihrer Buchungsmaschine und von OTAs wie Booking.com und Airbnb kommen automatisch über den Channel Manager herein und stehen neben den manuellen Buchungen, mit dem Kanal als Buchungsquelle. Diese geben Sie nicht erneut ein. Prüfen Sie sie auf Sonderwünsche und vollständige Gastdaten, nehmen Sie Raten- und Datumsänderungen für OTA-Buchungen aber auf der Kanalseite vor, damit der Channel Manager sie zurücksynchronisieren kann. Siehe Channel Manager einrichten und Verfügbarkeit verwalten.
Die Buchungsquelle zuletzt setzen. Die Quelle steuert, welche Ratenpläne infrage kommen, und die Steuern. Wählen Sie sie in Schritt 1, bevor Sie Zimmer auswählen.
Doppelte Gäste anlegen. Durchsuchen Sie die Gästedatenbank, bevor Sie ein neues Profil hinzufügen.
Den Anzahlungsschritt überspringen. Wenn Ihre Unterkunft Anzahlungen erhebt, setzen Sie eine in der Zusammenfassung, damit der offene Betrag von Anfang an stimmt.