Reservierungen ändern
Pläne ändern sich. In Veridien verschieben Sie Daten, tauschen Zimmer, passen Belegung und Raten an, fügen Zimmer hinzu oder entfernen sie und stornieren Buchungen, während Verfügbarkeit und Gastkonto synchron bleiben. Die meisten Änderungen passieren auf der Detailseite der Reservierung oder per Ziehen im Kalender.
Eine Buchung durchläuft diese Status:
- Vorläufig: gerade angelegt, noch nicht verbindlich.
- Bestätigt: die Buchung steht.
- Eingecheckt: der Gast ist angekommen (wird beim Check-in gesetzt).
- Ausgecheckt: der Aufenthalt ist abgeschlossen.
- Storniert: die Buchung wurde storniert.
Jedes gebuchte Zimmer (Unterbringung) trägt seinen eigenen Status, und der Gesamtstatus der Buchung leitet sich daraus ab: Ist ein Zimmer eingecheckt, erscheint die Buchung als Eingecheckt, sind alle ausgecheckt, erscheint sie als Ausgecheckt, und so weiter. Sie können einen Status in der Regel vorwärts bewegen (Vorläufig zu Bestätigt zu Eingecheckt zu Ausgecheckt), aber nicht zurück.
Suchen Sie die Buchung in der Ansicht Liste (Suche nach Gastname oder E-Mail, oder Filter nach Status und Datum) oder im Kalender und klicken Sie sie an, um die Detailseite zu öffnen. Die Kopfzeile zeigt den Gastnamen, den Reservierungscode, das Statusfeld und ein Menü Aktionen.
Der Status sitzt in der Kopfzeile der Seite, nicht im Menü Aktionen:
- Ist eine Reservierung Vorläufig, erscheint neben dem Statusfeld eine Schaltfläche Reservierung bestätigen. Ein Klick setzt die Buchung auf Bestätigt.
- Über die Statusauswahl daneben setzen Sie den Status direkt, einschließlich Storniert, was den Stornoablauf öffnet.
Das Menü Aktionen enthält alles Übrige: Zimmer hinzufügen, Gastkonto ansehen, Rechnung ansehen, Bestätigung ansehen, Gast ansehen, Reservierung ausblenden / Reservierung einblenden und Reservierung löschen.
- Reservierung ausblenden nimmt die Buchung aus der Statistik, ohne sie zu löschen (Reservierung einblenden macht das rückgängig).
- Reservierung löschen entfernt die Buchung, innerhalb der Grenzen, die unter Eine Reservierung löschen beschrieben sind.
Der Status je Zimmer (Check-in, Check-out) wird auf dem Reiter Unterbringungen und über den Ablauf an der Rezeption gepflegt. Siehe Check-in und Check-out.
Der Kalender ist der schnellste Weg, einen Aufenthalt umzulegen oder ein Zimmer neu zuzuweisen.
- Öffnen Sie im Reservierungsbildschirm die Ansicht Kalender.
- Ziehen Sie einen Buchungsblock auf neue Daten, auf ein anderes Zimmer oder auf einen anderen Zimmertyp.
- Ein Dialog Verschieben bestätigen fasst die Änderung zusammen: jeden Zimmerwechsel, Zimmertypwechsel oder Datumswechsel, die neue Anzahl der Nächte und eine vollständige Kostenaufstellung (Zimmergebühren, Steuern und die Differenz zur alten Summe).
- Optional klicken Sie auf Nachtrate übersteuern, um für den verschobenen Aufenthalt eine eigene Rate zu setzen.
- Klicken Sie auf Verschieben bestätigen, um die Änderung anzuwenden.
Veridien prüft während des Ziehens auf Konflikte: Eine Verschiebung, die eine andere aktive Buchung im selben Zimmer überlappen würde, wird abgelehnt. Check-out und Check-in am selben Tag im selben Zimmer sind erlaubt.
Raten werden beim Verschieben neu berechnet
Wenn Sie Daten ändern, bepreist die Kostenaufstellung den Aufenthalt mit den Preisen des Ratenplans für die neuen Nächte neu. Wegen der Bepreisung nach Wochentag und Saison kann eine Verschiebung ans Wochenende oder in die Hochsaison die Summe ändern, selbst bei gleicher Anzahl Nächte. Prüfen Sie die Aufstellung vor dem Bestätigen und nutzen Sie das Übersteuern der Rate, wenn Sie einen bestimmten Preis halten müssen.
Auf dem Reiter Unterbringungen der Detailseite hat jedes gebuchte Zimmer seine eigene Zeile:
- Ändern Sie den Status des Zimmers direkt in der Zeile.
- Bearbeiten Sie das Zimmer, um Daten, Zimmer bzw. Zimmertyp, Rate oder Belegung anzupassen.
- Entfernen Sie das Zimmer aus der Buchung. Die zugehörigen Positionen im Gastkonto verschwinden mit. Das Entfernen des letzten verbliebenen Zimmers storniert stattdessen die gesamte Buchung und setzt Reservierung und Unterbringung auf Storniert.
Um ein weiteres Zimmer in dieselbe Reservierung zu legen, öffnen Sie den Reiter Unterbringungen und wählen Zimmer hinzufügen. Der Dialog übernimmt standardmäßig die bestehenden Daten der Buchung. So wächst eine einzelne Buchung nachträglich zu einer Buchung mit mehreren Zimmern. Zu Buchungen mit mehreren Zimmern allgemein siehe Reservierungen mit mehreren Zimmern.
- Öffnen Sie die Reservierung und setzen Sie die Statusauswahl auf Storniert (oder klicken Sie in einer Listenzeile auf Stornieren).
- Geben Sie optional einen Stornogrund ein.
- Bestätigen Sie. Die Reservierung und alle ihre Unterbringungen werden auf Storniert gesetzt, und die Zimmer gehen zurück in die Verfügbarkeit. Das Gastkonto und etwaige Rechnungen werden storniert statt gelöscht, sodass die Finanzunterlagen für die Prüfung erhalten bleiben und zugleich aus Ihrer Statistik fallen. Liegt eine E-Mail-Adresse des Gastes vor, geht automatisch eine Stornierungsmail raus.
Bezahlte Buchungen werden automatisch erstattet
Hat der Gast bereits gezahlt, löst die Stornierung eine Rückerstattung gemäß den Stornobedingungen Ihrer Unterkunft aus (der erstattungsfähige Anteil und die Frist, die Sie eingerichtet haben). Die Erstattung läuft, bevor die Zimmer freigegeben werden, sodass eine fehlgeschlagene Erstattung die Stornierung stoppt, statt still weiterzulaufen.
Stornieren ist eingeschränkt und endgültig
Sie können nur eine Buchung stornieren, die noch Vorläufig oder Bestätigt ist. Eine eingecheckte oder ausgecheckte Buchung lässt sich nicht stornieren. Eine Stornierung ist nicht umkehrbar, prüfen Sie also Grund und Buchung, bevor Sie sie ausführen.
Reservierung löschen (im Menü Aktionen) entfernt die Reservierung, ihre Unterbringungen und das Gastkonto dauerhaft. Das Löschen ist bewusst eingeschränkt:
- Eine eingecheckte oder ausgecheckte Buchung lässt sich nicht löschen.
- Eine Buchung mit einer erfassten Zahlung oder einer ausgestellten (nicht als Entwurf vorliegenden) Rechnung lässt sich nicht löschen. Veridien weist Sie darauf hin, sie stattdessen zu stornieren, damit die Finanzunterlagen erhalten bleiben.
Eine Buchung mit nur einer Entwurfsrechnung aus der automatischen Rechnungsstellung und ohne Zahlungen lässt sich sauber löschen. Nutzen Sie für echte Gaststornierungen die Stornierung statt des Löschens, denn die Stornierung behält einen Nachweis und gibt den Bestand sauber frei. Halten Sie das Löschen für Testbuchungen oder klar fehlerhafte Buchungen zurück.
Wenn ein Gast Daten, Zimmer oder Belegung ändert, ändern Sie die bestehende Reservierung, statt sie zu stornieren und eine neue anzulegen. Das Ändern bewahrt Historie, Gastkonto und eine bereits geleistete Anzahlung der Buchung. Stornieren und neu buchen verliert diesen Zusammenhang und storniert das ursprüngliche Gastkonto.
Veridien versendet automatische E-Mails für neue Buchungen und Stornierungen. Es schreibt dem Gast nicht bei jeder Datums- oder Zimmeränderung, sagen Sie es dem Gast also selbst, wenn Sie eine Buchung verschieben. Die Buchungsdetails können Sie über die Bestätigungswerkzeuge der Reservierung erneut versenden.
Die neue Summe nicht prüfen. Die Bepreisung nach Wochentag und Saison kann den Preis verändern, wenn Sie Daten verschieben. Lesen Sie immer die Kostenaufstellung im Dialog Verschieben bestätigen.
Löschen statt stornieren. Das Löschen ist gesperrt, sobald es Zahlungen oder eine ausgestellte Rechnung gibt, und es hinterlässt keinen Nachweis. Stornieren Sie Gaststornierungen, damit das Gastkonto prüfbar storniert wird und der Bestand sauber freigegeben wird.
Einen anwesenden Gast stornieren wollen. Sobald eine Buchung eingecheckt ist, lässt sie sich nicht mehr stornieren. Frühzeitige Abreisen laufen stattdessen über den Check-out.