Importare le prenotazioni
Ogni struttura che passa a Veridien ha già delle prenotazioni a registro. Lo strumento di importazione le prende da un foglio di calcolo, controlla ogni riga rispetto alle tue camere, alle tue origini e alla tua disponibilità, e scrive le prenotazioni solo dopo che hai confermato l'anteprima.
Apri Ricevimento > Prenotazioni. Accanto a Nuova prenotazione ci sono due pulsanti: Importa e Storico importazioni. Entrambi richiedono l'autorizzazione importare le prenotazioni, quindi restano nascosti al personale che non la possiede.
La schermata di importazione offre il modello in tre formati: CSV, Excel e JSON. Scaricane uno e compilalo, invece di inventare colonne tue. Il modello è generato per la tua struttura, quindi la versione Excel arriva con i tuoi tipi di camera e le tue origini di prenotazione reali come valori dei menu a discesa, e ogni riga viene controllata rispetto a essi.
Queste colonne sono obbligatorie:
| Colonna | Note |
|---|---|
| Guest First Name | |
| Guest Last Name | |
| Guest Email | Identifica l'ospite. Le righe che condividono la stessa email vengono collegate a un'unica scheda ospite. |
| Room Type | Deve corrispondere esattamente al nome di un tipo di camera esistente, maiuscole a parte. |
| Check In (YYYY-MM-DD) | |
| Check Out (YYYY-MM-DD) | |
| Adults | |
| Nightly Rate | Numerica, fino a due decimali. |
E queste sono facoltative: Children, Phone, Booking Source, Special Notes e Currency (ISO 4217).
Le grafie di intestazione più diffuse negli altri sistemi vengono riconosciute, quindi First Name, Email, Check-in, Rate e Source finiscono tutte nella colonna giusta senza bisogno di rinominarle.
500 righe per file
Un singolo file può contenere fino a 500 righe. Dividi un registro più grande in più file e importali uno dopo l'altro.
Trascina il file nell'area di caricamento oppure fai clic su Scegli file. Veridien lo analizza e mostra ogni riga in una tabella di anteprima, con una barra di riepilogo che conta righe, righe valide, errori e avvisi. Usa Solo errori per andare dritto ai problemi.
A questo punto non è stato scritto nulla. Il file viene convalidato, non applicato.
Gli errori bloccano l'importazione. Una riga va in errore quando manca un campo obbligatorio o è scritto male, quando il tipo di camera non esiste, quando l'origine della prenotazione non esiste o quando la valuta non è configurata per la struttura. Il messaggio di errore elenca ciò che è disponibile, quindi un tipo di camera digitato male ti mostra i nomi validi.
Gli avvisi non bloccano l'importazione. A generarli sono due controlli:
- Possibile duplicato: esiste già una prenotazione con la stessa email dell'ospite, lo stesso tipo di camera e le stesse date.
- Nessuna disponibilità: il tipo di camera è già al completo per quelle date. Le righe storiche vengono comunque importate; l'avviso c'è perché tu sappia che cosa stai creando.
Gli errori vanno corretti nel file
Finché una riga ha un errore, Conferma importazione resta disattivato e non c'è modo di importare le righe valide saltando le altre. Correggi il file, fai clic su Carica un altro file e convalida di nuovo.
Quando l'anteprima è pulita, fai clic su Conferma importazione. Veridien scrive tutto in un'unica transazione, quindi o arriva l'intero blocco o non arriva niente:
- Per ogni email nuova viene creato un ospite. Un'email già presente nel tuo elenco ospiti viene riutilizzata anziché duplicata.
- Ogni riga diventa una prenotazione con un conto che porta un addebito camera per notte alla tariffa notturna indicata nel file. L'importazione non passa dai piani tariffari né dalla pila degli addebiti, quindi la cifra che fornisci è esattamente quella che finisce sul conto, imposte incluse o escluse a seconda di come le hai messe nel file.
- Una riga il cui check-out è nel passato viene importata come Check-out effettuato. Tutto il resto viene importato come Provvisoria, e la relativa disponibilità viene tolta al tipo di camera.
- Non viene assegnata nessuna camera. Assegna le camere al ricevimento man mano che gli arrivi si avvicinano.
- L'origine della prenotazione indicata nel file viene registrata quando corrisponde a una delle tue.
Un messaggio conferma quante prenotazioni sono state create, e il file caricato viene eliminato una volta che il blocco raggiunge uno stato definitivo.
Non si può annullare
Un'importazione completata non si può riportare indietro dall'applicazione. Ogni prenotazione e ogni ospite che ha creato vanno rimossi a mano. Convalida prima un piccolo file di prova, verifica che il risultato sia corretto, poi importa il resto.
Storico importazioni elenca ogni blocco con la sua data, il nome del file, chi lo ha eseguito, il totale delle righe, quante sono riuscite e il suo stato: In attesa, In corso, Completato o Non riuscito. Apri un blocco per vedere le prenotazioni che ha creato. È il registro a cui rivolgersi quando mesi dopo una prenotazione sembra sbagliata e nessuno ricorda se sia stata inserita a mano o importata.
- Creare prenotazioni: la procedura guidata, per le prenotazioni prese una alla volta.
- Piani tariffari: i prezzi delle prenotazioni create nell'applicazione.
- Utenti e ruoli: come concedere l'autorizzazione all'importazione.