Importer des réservations
Tout établissement qui passe à Veridien a déjà des réservations au carnet. L'outil d'import les reprend depuis un tableur, vérifie chaque ligne contre vos chambres, vos sources et vos disponibilités, et n'écrit les réservations qu'une fois l'aperçu confirmé.
Ouvrez Réception > Réservations. Deux boutons se trouvent à côté de Nouvelle réservation : Importer et Historique des imports. Les deux exigent la permission importer des réservations, ils sont donc masqués pour le personnel qui ne l'a pas.
L'écran d'import propose le modèle en trois formats : CSV, Excel et JSON. Téléchargez-en un et remplissez-le plutôt que d'inventer vos propres colonnes. Le modèle est généré pour votre établissement : la version Excel arrive donc avec vos vrais types de chambres et vos vraies sources de réservation en listes déroulantes, et chaque ligne est vérifiée d'avance par rapport à eux.
Ces colonnes sont obligatoires :
| Colonne | Remarques |
|---|---|
| Guest First Name | |
| Guest Last Name | |
| Guest Email | Identifie le client. Les lignes qui partagent un e-mail sont rattachées à une même fiche client. |
| Room Type | Doit correspondre exactement au nom d'un type de chambre existant, casse mise à part. |
| Check In (YYYY-MM-DD) | |
| Check Out (YYYY-MM-DD) | |
| Adults | |
| Nightly Rate | Numérique, jusqu'à deux décimales. |
Et celles-ci sont facultatives : Children, Phone, Booking Source, Special Notes et Currency (ISO 4217).
Les orthographes d'en-tête courantes venues d'autres systèmes sont reconnues : First Name, Email, Check-in, Rate et Source pointent tous vers la bonne colonne sans renommage.
500 lignes par fichier
Un fichier peut contenir jusqu'à 500 lignes. Découpez un carnet plus grand en plusieurs fichiers et importez-les l'un après l'autre.
Faites glisser le fichier sur la zone d'envoi, ou cliquez sur Choisir un fichier. Veridien l'analyse et affiche chaque ligne dans un tableau d'aperçu, avec une barre de synthèse comptant les lignes, les lignes valides, les erreurs et les avertissements. Utilisez Erreurs uniquement pour aller droit aux problèmes.
Rien n'a encore été écrit à ce stade. Le fichier est validé, pas appliqué.
Les erreurs bloquent l'import. Une ligne est en erreur quand un champ obligatoire manque ou est mal formé, quand le type de chambre n'existe pas, quand la source de réservation n'existe pas, ou quand la devise n'est pas configurée pour l'établissement. Le message d'erreur liste ce qui est disponible : un type de chambre mal orthographié vous donne donc les noms valides.
Les avertissements ne bloquent pas l'import. Deux contrôles en produisent :
- Doublon possible : une réservation existe déjà pour le même e-mail client, le même type de chambre et les mêmes dates.
- Pas de disponibilité : le type de chambre est déjà complet sur ces dates. Les lignes historiques sont quand même importées ; l'avertissement est là pour que vous sachiez ce que vous créez.
Les erreurs doivent être corrigées dans le fichier
Tant qu'une ligne est en erreur, Confirmer l'import reste désactivé, et il n'y a aucun moyen d'importer les lignes valides en laissant le reste de côté. Corrigez le fichier, cliquez sur Envoyer un autre fichier, et validez à nouveau.
Quand l'aperçu est propre, cliquez sur Confirmer l'import. Veridien écrit tout dans une seule transaction : soit le lot entier arrive, soit rien n'arrive.
- Un client est créé pour chaque nouvel e-mail. Un e-mail déjà présent dans votre liste de clients est réutilisé plutôt que dupliqué.
- Chaque ligne devient une réservation, avec une note portant une ligne de frais de chambre par nuit au tarif de nuit indiqué dans le fichier. L'import ne passe ni par les tarifs ni par la pile de frais : le chiffre que vous fournissez est donc exactement celui qui arrive sur la note, taxes comprises ou non selon ce que contient votre fichier.
- Une ligne dont le départ est dans le passé est importée en Départ enregistré. Tout le reste est importé en Provisoire, et la disponibilité est prise sur le type de chambre.
- Aucune chambre n'est attribuée. Attribuez les chambres à la réception à l'approche des arrivées.
- La source de réservation du fichier est enregistrée quand elle correspond à l'une des vôtres.
Un message confirme combien de réservations ont été créées, et le fichier envoyé est supprimé une fois le lot arrivé à un état final.
Il n'y a pas d'annulation
Un import terminé ne peut pas être annulé depuis l'application. Chaque réservation et chaque client qu'il a créés doivent être retirés à la main. Validez d'abord un petit fichier d'essai, vérifiez que le résultat est bon, puis importez le reste.
Historique des imports liste chaque lot avec sa date, son nom de fichier, la personne qui l'a lancé, le nombre total de lignes, le nombre de réussites et son statut : En attente, En cours, Terminé ou Échoué. Ouvrez un lot pour voir les réservations qu'il a créées. C'est le registre à consulter quand une réservation semble fausse des mois plus tard et que personne ne se souvient si elle a été saisie ou importée.
- Créer des réservations : l'assistant, pour les réservations prises une par une.
- Tarifs : la tarification des réservations créées dans l'application.
- Utilisateurs et rôles : accorder la permission d'import.