Importar reservas
Todo establecimiento que se pasa a Veridien llega con reservas ya cerradas. La herramienta de importación las toma de una hoja de cálculo, comprueba cada fila contra tus habitaciones, tus orígenes y tu disponibilidad, y solo escribe las reservas cuando confirmas la vista previa.
Abre Recepción > Reservas. Junto a Nueva reserva hay dos botones: Importar e Historial de importaciones. Los dos requieren el permiso importar reservas, así que están ocultos para el personal que no lo tiene.
La pantalla de importación ofrece la plantilla en tres formatos: CSV, Excel y JSON. Descarga una y rellénala en vez de inventarte tus propias columnas. La plantilla se genera para tu establecimiento, así que la versión de Excel viene con tus tipos de habitación y tus orígenes de reserva reales como valores de los desplegables, y cada fila se comprueba contra ellos de antemano.
Estas columnas son obligatorias:
| Columna | Notas |
|---|---|
| Guest First Name | |
| Guest Last Name | |
| Guest Email | Identifica al huésped. Las filas que comparten correo se asocian a una misma ficha de huésped. |
| Room Type | Debe coincidir exactamente con el nombre de un tipo de habitación existente, salvo mayúsculas. |
| Check In (YYYY-MM-DD) | |
| Check Out (YYYY-MM-DD) | |
| Adults | |
| Nightly Rate | Numérica, con hasta dos decimales. |
Y estas son opcionales: Children, Phone, Booking Source, Special Notes y Currency (ISO 4217).
Se reconocen las formas de escribir las cabeceras habituales en otros sistemas, así que First Name, Email, Check-in, Rate y Source se asignan a la columna correcta sin necesidad de renombrarlas.
500 filas por archivo
Un archivo puede contener hasta 500 filas. Divide un libro más grande en varios archivos e impórtalos uno tras otro.
Arrastra el archivo a la zona de subida o haz clic en Elegir archivo. Veridien lo analiza y muestra todas las filas en una tabla de vista previa con una barra de resumen que cuenta filas, filas válidas, errores y avisos. Usa Solo errores para ir directo a los problemas.
En este punto no se ha escrito nada. El archivo se valida, no se aplica.
Los errores bloquean la importación. Una fila da error cuando falta un campo obligatorio o está mal formado, cuando el tipo de habitación no existe, cuando el origen de reserva no existe o cuando la moneda no está configurada en el establecimiento. El mensaje de error enumera lo que sí hay disponible, así que un tipo de habitación mal escrito te devuelve los nombres válidos.
Los avisos no bloquean la importación. Los generan dos comprobaciones:
- Posible duplicado: ya existe una reserva con el mismo correo de huésped, el mismo tipo de habitación y las mismas fechas.
- Sin disponibilidad: el tipo de habitación ya está completo en esas fechas. Las filas históricas se importan igualmente; el aviso está ahí para que sepas qué estás creando.
Los errores hay que corregirlos en el archivo
Mientras haya una fila con error, Confirmar importación sigue deshabilitado, y no hay forma de importar las filas válidas y saltarse el resto. Corrige el archivo, haz clic en Subir otro archivo y vuelve a validar.
Cuando la vista previa esté limpia, haz clic en Confirmar importación. Veridien lo escribe todo en una sola transacción, así que o entra el lote entero o no entra nada:
- Se crea un huésped por cada correo nuevo. Un correo que ya esté en tu lista de huéspedes se reutiliza en lugar de duplicarse.
- Cada fila se convierte en una reserva con una cuenta que lleva un cargo de habitación por noche a la tarifa por noche del archivo. La importación no pasa por las tarifas ni por la pila de cargos, así que la cifra que indicas es exactamente la que cae en la cuenta, con los impuestos incluidos o no según cómo esté tu archivo.
- Una fila cuya salida esté en el pasado se importa como Check-out realizado. Todo lo demás se importa como Provisional, y su disponibilidad se toma del tipo de habitación.
- No se asigna ninguna habitación. Asigna las habitaciones en recepción a medida que se acerquen las llegadas.
- El origen de reserva del archivo se registra cuando coincide con uno de los tuyos.
Un aviso confirma cuántas reservas se han creado, y el archivo subido se borra en cuanto el lote llega a un estado final.
No hay deshacer
Una importación completada no se puede revertir desde la aplicación. Cada reserva y cada huésped que haya creado hay que quitarlos a mano. Valida antes un archivo de muestra pequeño, confirma que el resultado es correcto y luego importa el resto.
Historial de importaciones lista cada lote con su fecha, el nombre del archivo, quién lo ejecutó, el total de filas, cuántas salieron bien y su estado: Pendiente, En proceso, Completado o Fallido. Abre un lote para ver las reservas que creó. Este es el registro al que recurrir cuando una reserva parece incorrecta meses después y nadie recuerda si se tecleó o se importó.
- Crear reservas: el asistente, para las reservas que se toman de una en una.
- Tarifas: los precios de las reservas creadas en la aplicación.
- Usuarios y roles: cómo conceder el permiso de importación.