Reservierungen importieren
Jede Unterkunft, die zu Veridien wechselt, hat bereits Buchungen im Buch. Das Importwerkzeug holt sie aus einer Tabelle, prüft jede Zeile gegen Ihre Zimmer, Quellen und Verfügbarkeiten und schreibt Reservierungen erst, wenn Sie die Vorschau bestätigen.
Öffnen Sie Rezeption > Reservierungen. Neben Neue Reservierung stehen zwei Schaltflächen: Importieren und Importverlauf. Beide verlangen die Berechtigung Reservierungen importieren und sind daher für Mitarbeitende ohne diese Berechtigung ausgeblendet.
Der Importbildschirm bietet die Vorlage in drei Formaten an: CSV, Excel und JSON. Laden Sie eine herunter und füllen Sie sie aus, statt eigene Spalten zu erfinden. Die Vorlage wird für Ihre Unterkunft erzeugt, die Excel-Fassung kommt also mit Ihren echten Zimmertypen und Buchungsquellen als Auswahlwerten, und jede Zeile wird vorab dagegen geprüft.
Diese Spalten sind Pflicht:
| Spalte | Hinweise |
|---|---|
| Guest First Name | |
| Guest Last Name | |
| Guest Email | Identifiziert den Gast. Zeilen mit derselben E-Mail-Adresse werden einem Gastdatensatz zugeordnet. |
| Room Type | Muss dem Namen eines vorhandenen Zimmertyps exakt entsprechen, Groß- und Kleinschreibung ausgenommen. |
| Check In (YYYY-MM-DD) | |
| Check Out (YYYY-MM-DD) | |
| Adults | |
| Nightly Rate | Numerisch, bis zu zwei Nachkommastellen. |
Und diese sind optional: Children, Phone, Booking Source, Special Notes und Currency (ISO 4217).
Gängige Schreibweisen von Kopfzeilen aus anderen Systemen werden erkannt, First Name, Email, Check-in, Rate und Source landen also ohne Umbenennen in der richtigen Spalte.
500 Zeilen pro Datei
Eine einzelne Datei darf bis zu 500 Zeilen enthalten. Teilen Sie ein größeres Buch in mehrere Dateien auf und importieren Sie sie nacheinander.
Ziehen Sie die Datei auf die Uploadfläche oder klicken Sie auf Datei auswählen. Veridien liest sie ein und zeigt jede Zeile in einer Vorschautabelle, mit einer Übersichtsleiste, die Zeilen, gültige Zeilen, Fehler und Warnungen zählt. Mit Nur Fehler springen Sie direkt zu den Problemen.
Bis hierher wurde nichts geschrieben. Die Datei ist geprüft, nicht angewendet.
Fehler blockieren den Import. Eine Zeile hat einen Fehler, wenn ein Pflichtfeld fehlt oder falsch aufgebaut ist, wenn der Zimmertyp nicht existiert, wenn die Buchungsquelle nicht existiert oder wenn die Währung für die Unterkunft nicht eingerichtet ist. Die Fehlermeldung listet auf, was verfügbar ist, ein vertippter Zimmertyp nennt Ihnen also die gültigen Namen.
Warnungen blockieren den Import nicht. Zwei Prüfungen erzeugen sie:
- Mögliches Duplikat: Für dieselbe Gast-E-Mail, denselben Zimmertyp und dieselben Daten gibt es bereits eine Reservierung.
- Keine Verfügbarkeit: Der Zimmertyp ist für diese Daten bereits ausgebucht. Historische Zeilen werden trotzdem importiert; die Warnung sagt Ihnen nur, was Sie anlegen.
Fehler müssen in der Datei behoben werden
Solange eine Zeile einen Fehler hat, bleibt Import bestätigen deaktiviert, und es gibt keinen Weg, die gültigen Zeilen zu importieren und den Rest zu überspringen. Korrigieren Sie die Datei, klicken Sie auf Andere Datei hochladen und prüfen Sie erneut.
Wenn die Vorschau sauber ist, klicken Sie auf Import bestätigen. Veridien schreibt alles in einer Transaktion, entweder landet also der ganze Lauf oder gar nichts:
- Für jede neue E-Mail-Adresse wird ein Gast angelegt. Eine Adresse, die schon in Ihrer Gästeliste steht, wird wiederverwendet statt dupliziert.
- Jede Zeile wird eine Reservierung mit einem Gastkonto, das eine Zimmergebühr pro Nacht zur Nachtrate aus der Datei trägt. Der Import läuft nicht über Ratenpläne oder den Gebührenstapel, der Wert, den Sie liefern, landet also genau so im Gastkonto, mit oder ohne Steuern, je nachdem, wie Ihre Datei es enthält.
- Eine Zeile, deren Abreise in der Vergangenheit liegt, wird als Ausgecheckt importiert. Alles andere wird als Vorläufig importiert, und die Verfügbarkeit wird vom Zimmertyp abgezogen.
- Es werden keine Zimmer zugewiesen. Weisen Sie die Zimmer an der Rezeption zu, wenn die Anreisen näher rücken.
- Die Buchungsquelle aus der Datei wird übernommen, wenn sie zu einer Ihrer Quellen passt.
Eine Kurzmeldung bestätigt, wie viele Reservierungen angelegt wurden, und die hochgeladene Datei wird gelöscht, sobald der Lauf einen Endzustand erreicht.
Es gibt kein Rückgängig
Ein abgeschlossener Import lässt sich in der App nicht zurückrollen. Jede Reservierung und jeder Gast, die er angelegt hat, müssen von Hand entfernt werden. Prüfen Sie zuerst eine kleine Beispieldatei, kontrollieren Sie das Ergebnis, und importieren Sie dann den Rest.
Importverlauf listet jeden Lauf mit Datum, Dateiname, ausführender Person, Gesamtzahl der Zeilen, Anzahl der erfolgreichen Zeilen und Status: Ausstehend, In Arbeit, Abgeschlossen oder Fehlgeschlagen. Öffnen Sie einen Lauf, um die Reservierungen zu sehen, die er angelegt hat. Das ist der Nachweis, zu dem Sie greifen, wenn eine Buchung Monate später falsch aussieht und niemand mehr weiß, ob sie eingetippt oder importiert wurde.
- Reservierungen anlegen: der Assistent, für einzeln aufgenommene Buchungen.
- Ratenpläne: die Bepreisung für Reservierungen, die in der App entstehen.
- Benutzer und Rollen: die Importberechtigung vergeben.